figyelemmel az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény és az EU egységes adatvédelmi rendeletére (2016/679 Rendelet; “GDPR”)
Adatkezelő neve, elérhetőségei
Vállalkozás adatai
Név: iLex Systems Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság
Székhely: 1133 Budapest, Váci út 76. 3. em.
Levelezési cím: 1133 Budapest, Váci út 76. 3. em.
Nyilvántartásba vevő bíróság: Fővárosi Törvényszék Cégbírósága
Cégjegyzékszám: 01-10-046876
Adószám: 23064920-2-41
Képviselő: dr. Ritter Marianna vezérigazgató
Telefonszám: +36 30 421 8066
Fax: –
E-mail: ilex@ilexsystems.com
Honlap: www.ilex-iratminta.hu
Bankszámlaszám: 10300002-10526146-49020011
Adatvédelmi nyilvántartási szám: 113415/2017
Adatkezelésért felelős személy neve és beosztása: dr. Ritter Marianna vezérigazgató
Tárhelyszolgáltató Adatai
Név: International Business Machines Corporation
Cím: 1 New Orchard Road, Armonk, NY 10540, U.S.A.
Tárolás helye:
Elérhetőség (tel./e-mail) https://www.ibm.com/privacy/hu/hu/
https://www.ibm.com/privacy/details/hu/hu/
Felelős személy: IBM Corporate Privacy Office, 1 New Orchard Road, Armonk, NY 10540, U.S.A.
A honlapon végzett adatkezelések jogszabályi háttere, jogalapja, célja, a kezelt személyes adatok köre, valamint az adatkezelés időtartama
2.1. A cookie-k használatával kapcsolatos tájékoztatás
A cookie-król:
Az Adatkezelő a honlap látogatása során úgynevezett cookie-kat (sütiket) használ. A cookie betűből és számokból álló információcsomag, amit honlapunk küld az Ön böngészőjének azzal a céllal, hogy elmentse bizonyos beállításait, megkönnyítse a honlapunk használatát és közreműködik abban, hogy néhány releváns, statisztikai jellegű információt gyűjtsünk a látogatóinkról. Ezen cookie-k a Google által biztosítottak, felhasználásuk a Google Adwords rendszerén keresztül történnek. Ezeket a cookie-kat csak egyes al-oldalak látogatása esetén küldjük el a látogató számítógépére, tehát ezekben csak az adott al-oldal meglátogatásának tényét és idejét tároljuk, semmilyen más információt nem.
Az így elküldött cookie-k felhasználása a következő: a külső szolgáltatók, közöttük a Google, ezen cookie-k segítségével tárolják, ha a felhasználó korábban már látogatást tett a hirdető webhelyén, és ez alapján hirdetéseket jelenítenek meg a felhasználónak külső szolgáltatók – közöttük a Google – partnereinek internetes webhelyein. A felhasználók a Google hirdetések kikapcsolására szolgáló oldalon tilthatják le a Google cookie-jait.
Az cookie-k jogszabályi háttere és jogalapja:
Az adatkezelés hátterét az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) és az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVIII. törvény rendelkezései jelentik. Az adatkezelés jogalapja az Infotv. 5. § (1) bekezdés a) pontjával összhangban az Ön hozzájárulása. Ön a cookie-k alkalmazásához való hozzájárulást az „elfogadom” gomb megnyomásával adhatja meg.
Alkalmazott cookie-k:
Analitika, követés cookie
Webhelyen keresztüli követés
Bejelentkezési, felhasználó azonosító session cookie
A legtöbb böngésző menüsorában található „Segítség” funkció tájékoztatást nyújt arra vonatkozóan, hogy a böngészőben hogyan lehet letiltani a cookie-kat, hogyan fogadjon el új cookie-kat, vagy hogyan adjon utasítást böngészőjének arra, hogy új cookie-t állítson be, vagy hogyan kapcsoljon ki egyéb cookie-kat.
2.2. A megrendeléssel és a számlázással kapcsolatos adatkezelés
Az adatkezelés jogszabályi háttere és jogalapja.
Az adatkezelés hátterét az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) és a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Sztv.) rendelkezései jelentik. Az adatkezelés jogalapja az Infotv. 5. § (1) bekezdés a) pontjával összhangban az Ön hozzájárulása, valamint – hozzájárulása visszavonása esetén – az Infotv. 6 § (5) bekezdése a) pontja alapján az Adatkezelőt terhelő, a számviteli és az Áfa törvényben megfogalmazott jogi kötelezettség teljesítése.
Az adatkezelés célja:
A jogszabályoknak megfelelő számla kiállítása és a számviteli bizonylat-megőrzési kötelezettség teljesítése. Az Sztv. 169. § (1)-(2) bekezdése alapján a gazdasági társaságoknak a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot meg kell őrizniük.
A kezelt adatok köre:
A megrendeléshez megrendelő neve, lakcím/székhely, telefonszám, e-mail cím, ügyvezető neve, ügyvezető e-mail címe, ügyvezető telefonszáma szükséges, a számla kiállításához pedig név/cégnév, lakcím/székhely, adóazonosító jel/adószám szükséges.
Az adatkezelés időtartama:
A kiállított számlákat az Sztv. 169. § (2) bekezdése alapján a számla kiállításától számított 8 évig meg kell őrizni. Tájékoztatjuk arról, hogy amennyiben a számla kiállításához adott hozzájárulását visszavonja, az Adatkezelő az Infotv. 6. § (5) bekezdés a) pontja alapján jogosult a számla kiállítása során megismert személyes adatait 8 évig megőrizni.
2.3. Az iratminta- szolgáltatás nyújtásával összefüggő adatkezelés
Az adatkezelés jogszabályi háttere és jogalapja:
Az adatkezelés hátterét az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) előírásai jelentik. Az adatkezelés jogalapja az Infotv. 5. § (1) bekezdés a) pontjával összhangban az Ön hozzájárulása.
Az adatkezelés célja:
Az iratminta – szolgáltatás nyújtásával kapcsolatban az adatkezelés célja az, hogy a megrendelt iratmintát digitálisan az Ön igényéhez alkalmazkodva az ÁSZF-ben meghatározott módon biztosítsuk az Ön számára.
A kezelt adatok köre:
Az adatkezeléshez a név, lakóhely, e-mail cím és telefonszám megadása szükséges.
Az adatkezelés időtartama:
Az adatokat a saját Adatvédelmi Nyilatkozatuknak megfelelően, az ott meghatározott ideig kezeljük.
2.4. A hírlevél-küldéssel kapcsolatos adatkezelés
Az adatkezelés jogszabályi háttere és jogalapja:
Az adatkezelés hátterét az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) és a gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól szóló 2008. évi XLVIII. törvény (Grt.) jelentik. Az adatkezelés jogalapja az Infotv. 5. § (1) bekezdés a) pontjával és a Grt. 6. § (1)-(2) bekezdésével összhangban az Ön hozzájárulása.
Az adatkezelés célja:
Az adat kezelésének célja az, hogy értesüljön a legfrissebb és legjobb ajánlatokról, akciókról. Tájékoztatjuk arról, hogy a hírlevélben nem csak az Adatkezelő, hanem más gazdasági társaságok reklámjait is elhelyezzük, azonban számukra az Ön személyes adatait nem adjuk át, nem továbbítjuk.
A kezelt adatok köre:
Az adatkezeléshez név, e-mail cím és telefonszám megadása szükséges.
Az adatkezelés időtartama:
A hozzájárulásának visszavonása.
2.5. A személyre szabott reklámok küldésével és megjelenítésével kapcsolatos adatkezelés
Az adatkezelés jogszabályi háttere és jogalapja:
Az adatkezelés hátterét az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) és a gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól szóló 2008. évi XLVIII. törvény (Grt.) jelentik. Az adatkezelés jogalapja az Infotv. 5. § (1) bekezdés a) pontjával és a Grt. 6. § (1)-(2) bekezdésével összhangban az Ön hozzájárulása.
Az adatkezelés célja:
Az adat kezelésének célja az, hogy az Ön igényeihez és preferenciáihoz legjobban igazdó, személyre szabott ajánlatokat juttassunk el az Ön számára.
A kezelt adatok köre:
Az adatkezeléshez során cookie-k segítségével az Adatkezelő rögzíti, hogy milyen termékeket keresett fel korábban.
Az adatkezelés időtartama:
A hozzájárulásának visszavonása azzal, hogy az érintett a saját böngészőjében a cookie-kat és böngészési előzményeit letiltja.
2.6. A kapcsolatfelvétellel együtt járó adatkezelés
Az adatkezelés jogszabályi háttere és jogalapja.
Az adatkezelés hátterét az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) előírásai jelentik. Az adatkezelés jogalapja az Infotv. 5. § (1) bekezdés a) pontjával összhangban az Ön hozzájárulása.
Az adatkezelés célja:
Az adat kezelésének célja az, hogy a feltett kérdésére válaszolni tudjunk az Ön számára. Valamint célunk, hogy önkéntes kérésére igényét felmérjük és ennek megfelelő termékeket ajánlhassunk az Ön számára.
A kezelt adatok köre:
A kapcsolatfelvételkor név, cím, e-mail cím és telefonszám, kapcsolatfelvételi idő megadása szükséges.
Az adatkezelés időtartama:
A kapcsolatfelvétel során küldött üzeneteket a személyes adatok törléséig, a személyes adatok kezeléséhez történő hozzájárulás visszavonásáig tároljuk, de bármikor lehetősége van a kapcsolatfelvétel során megadott személyes adatok törlését kérni.
2.7. Regisztráció
A regisztráció során az Iratminta – Felhasználónak kötelezően meg kell adnia a következő személyes adatokat:
cégnév, felhasználónév, név, saját e-mail cím, jelszó,
A rendszer működtetése során technikailag rögzítésre kerülő adatok: a felhasználó bejelentkező számítógépének azon adatai, melyek a szolgáltatás igénybe vétele során generálódnak és melyeket az adatkezelő rendszere a technikai folyamatok automatikus eredményeként rögzít. Az automatikusan rögzítésre kerülő adatokat a rendszer a felhasználó külön nyilatkozata vagy cselekménye nélkül a belépéskor, illetve kilépéskor automatikusan naplózza. Ezen adatok egyéb személyes felhasználói adatokkal – törvény által kötelezővé tett esetek kivételével – össze nem kapcsolhatók. Az adatokhoz kizárólag az adatkezelő és a tárhely szolgáltató fér hozzá.
2.8. E-mail címek felhasználása
Az Adatkezelő kiemelt figyelmet fordít az általa kezelt elektronikus levélcímek felhasználásnak jogszerűségére, így azokat csak tájékoztató vagy reklám e-mail küldésére használja fel.
Az e-mail címek kezelése elsősorban a Felhasználó azonosítását, a megrendelések teljesítése, szolgáltatások igénybe vétele során a kapcsolattartást szolgálja, így elsősorban ennek érdekében kerül sor e-mail küldésére.
Az Adatkezelő, mint szolgáltató által nyújtott szolgáltatások vagy az ÁSZF változása esetén a változásokra vonatkozó, valamint az Adatkezelő, mint szolgáltató egyéb hasonló szolgáltatásaira vonatkozó tájékoztatást az Adatkezelő, mint szolgáltató bizonyos esetekben elektronikus formában, e-mailben juttatja el az érintettek részére. Az ilyen “értesítési listáról” nem lehet leiratkozni, ezen értesítéseket azonban az Adatkezelő, mint szolgáltató nem használja reklámozási célra.
A regisztráció során megadott elektronikus levélcímekre hirdetést vagy reklámot (hírlevél) tartalmazó leveleket az Adatkezelő csak a Felhasználó kifejezett hozzájárulásával, a jogszabályi előírásoknak megfelelő esetekben és módon küld. A Felhasználó bármikor leiratkozhat a hírlevélről, a hírlevél alján elhelyezett link segítségével.
2.9. További adatkezelések
Amennyiben az Adatkezelő további adatkezelést kíván végezni, akkor előzetes tájékoztatatást nyújt az adatkezelés lényeges körülményeiről (adatkezelés jogszabályi háttere és jogalapja, az adatkezelés célja, a kezelt adatok köre, az adatkezelés időtartama).
Tájékoztatjuk Önt arról, hogy a hatóságok törvényi felhatalmazáson alapuló, írásbeli adatkéréseit az Adatkezelőnek teljesítenie kell. Az Adatkezelő az adattovábbításokról az Infotv. 15. § (2)-(3) bekezdésével összhangban nyilvántartást vezet (mely hatóságnak, milyen személyes adatot, milyen jogalapon, mikor továbbított az Adatkezelő), amelynek tartalmáról kérésére az Adatkezelő tájékoztatást nyújt, kivéve, ha a tájékoztatását törvény kizárja.
Adatfeldolgozó igénybevételéről és az adatkezeléshez kapcsolódó tevékenységükről
A személyes adatok tárolására irányuló adatfeldolgozás
Az adatfeldolgozó megnevezése: IBM
Az adatfeldolgozó levelezési címe: 1 New Orchard Road, Armonk, New York, U.S.A.
Az adatfeldolgozó elérhetőségi adatai: https://www.ibm.com/privacy/hu/hu/
https://www.ibm.com/privacy/details/hu/hu/
Adatkezelésért felelős személy: https://www.ibm.com/privacy/hu/hu/
https://www.ibm.com/privacy/details/hu/hu/
A www.ilex-iratminta.hu személyes adatok tárolását az IBM Felhőalapú Szolgáltatásán keresztül végzi.
A hírlevél-küldéssel összefüggő tevékenységet az adatkezelő végzi.
- Adatbiztonsági intézkedések
Az Adatkezelő kijelenti, hogy megfelelő biztonsági intézkedéseket hozott annak érdekében, hogy a személyes adatokat védje a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen.
Az adatkezelés során Önt megillető jogok
Az adatkezelés időtartamán belül Önt az alábbi jogok illetik meg:
Kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint megilleti az adathordozhatósághoz való jog.
Az adatkezeléshez történő hozzájárulás esetén joga van a hozzájárulás bármely időpontban történő visszavonásához, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét.
Ön az adatkezelés időtartamán belül tájékoztatást kérhet az Adatkezelőtől a személyes adatai kezeléséről. Az Adatkezelő a kérelem benyújtásától számított legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban 30 napon belül írásban, közérthető formában tájékoztatja Önt a kezelt adatokról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, továbbá – amennyiben az adatok továbbítására is sor került – arról, hogy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az adatokat.
Ön az adatkezelés időtartamán belül kérheti, hogy az Adatkezelő a személyes adatait helyesbítse. A kérésének az Adatkezelő legkésőbb 15 napon belül eleget tesz.
Önnek lehetősége van a személyes adatainak törlését kérni, amelynek az Adatkezelő legkésőbb 15 napon belül eleget tesz. A törlés joga nem terjed ki arra, ha az Adatkezelőt törvény kötelezi az adatok további tárolására, illetve arra az esetre, sem ha az Infotv. 6. § (5) bekezdésével összhangban az Adatkezelő jogosult a személyes adatok további kezelésére (így például a számlázással összefüggésben).
Ön kérheti, hogy az Adatkezelő zárolja a személyes adatot, ha az adatok végleges törlése sértené az érintett jogos érdekeit. Az így zárolt személyes adat kizárólag addig kezelhető, ameddig fennáll az a cél, amely a személyes adat törlését kizárta.
Ön tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen,
– ha a személyes adatok kezelése vagy továbbítása kizárólag az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez vagy az Adatkezelő, adatátvevő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve kötelező adatkezelés esetén és az Infotv. 6. § (5) bekezdésében foglalt esetben;
– ha a személyes adat felhasználása vagy továbbítása – az Ön hozzájárulása nélkül – közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljára történik.
Az Adatkezelő a tiltakozást a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 napon belül megvizsgálja, annak megalapozottsága kérdésében döntést hoz, és döntéséről Önt írásban tájékoztatja.
- Jogorvoslati lehetőségek
Amennyiben Ön szerint az Adatkezelő megsértette valamely, az adatkezelésre vonatkozó törvényi rendelkezést, vagy nem teljesítette valamely kérelmét, akkor vélelmezett jogellenes adatkezelés megszüntetése érdekében a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság vizsgálati eljárását kezdeményezheti (levelezési cím: 1530 Budapest, Pf.: 5., e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu).
Tájékoztatjuk emellett arról is, hogy az adatkezelésre vonatkozó törvényi rendelkezések megsértése esetén, vagy ha az Adatkezelő nem teljesítette valamely kérelmét, akkor az Adatkezelővel szemben bírósághoz fordulhat.
- Adatvédelmi nyilvántartásba történő bejelentkezés
Az Infotv. rendelkezései értelmében az Adatkezelőnek a marketingtevékenységével összefüggő adatkezelését kell bejelentenie az adatvédelmi nyilvántartásba. A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság 113415/2017 nyilvántartási számon jegyezte be az ezzel összefüggő adatkezelésünket.
- Adatkezelési tájékoztató módosítása
Az Adatkezelő fenntartja a jogot, hogy jelen adatkezelési tájékoztatót módosítsa. A honlap módosítás hatálybalépését követő használatával elfogadja a módosított adatkezelési tájékoztatót. Az Adatkezelő gondoskodik arról, hogy módosítás esetén a korábbi szövegváltozat is elérhető legyen a honlapon.
- Egyéb rendelkezések
Az Adatkezelő rendszere a felhasználók aktivitásáról adatokat gyűjthet, melyek nem kapcsolhatóak össze a felhasználók által a regisztrációkor megadott egyéb adatokkal, sem más honlapok vagy szolgáltatások igénybevételekor keletkező adatokkal.
Minden olyan esetben, ha a szolgáltatott adatokat az Adatkezelő az eredeti adatfelvétel céljától eltérő célra kívánja felhasználni, erről a felhasználót tájékoztatja, és ehhez előzetes, kifejezett hozzájárulását megszerzi, illetőleg lehetőséget biztosít számára, hogy a felhasználást megtiltsa.
Az Adatkezelő kötelezi magát, hogy gondoskodik az adatok biztonságáról, megteszi továbbá azokat a technikai intézkedéseket, amelyek biztosítják, hogy a felvett, tárolt, illetve kezelt adatok védettek legyenek, illetőleg mindent megtesz annak érdekében, hogy megakadályozza azok megsemmisülését, jogosulatlan felhasználását és jogosulatlan megváltoztatását. Kötelezi magát arra is, hogy minden olyan harmadik felet, akiknek az adatokat esetlegesen továbbítja vagy átadja, ugyancsak felhívja ez irányú kötelezettségeinek teljesítésére.
Budapest, 2018. augusztus 16.